Bảo trì thiết bị y tế là quá trình kiểm tra, chăm sóc kỹ thuật và xử lý các vấn đề có thể ảnh hưởng đến khả năng hoạt động của thiết bị. Thay vì chỉ sửa máy khi đã hư hỏng, bệnh viện và cơ sở y tế cần xây dựng kế hoạch bảo trì chủ động dựa trên hướng dẫn của nhà sản xuất, mức độ rủi ro, tần suất sử dụng, điều kiện vận hành và lịch sử sự cố của từng thiết bị.

Một kế hoạch hiệu quả phải trả lời được bốn câu hỏi: thiết bị nào cần bảo trì, cần thực hiện công việc gì, khi nào phải thực hiện và ai chịu trách nhiệm. Song song với lịch bảo trì, cơ sở y tế cần lưu hồ sơ đầy đủ để theo dõi những công việc đã thực hiện, phụ tùng đã thay thế, kết quả kiểm tra và thời điểm bảo trì tiếp theo.

Bảo trì không chỉ nhằm kéo dài thời gian sử dụng thiết bị. Mục tiêu quan trọng hơn là duy trì khả năng sẵn sàng phục vụ, hạn chế gián đoạn hoạt động chuyên môn và phát hiện sớm những bất thường có thể ảnh hưởng đến người sử dụng hoặc người bệnh.

Khi nào hệ thống bảo trì thiết bị y tế đang có vấn đề?

Nhiều bệnh viện đã có lịch bảo trì nhưng vẫn thường xuyên gặp tình trạng thiết bị hỏng đột ngột, chậm sửa chữa hoặc không xác định được đơn vị chịu trách nhiệm. Nguyên nhân thường không nằm ở việc thiếu biểu mẫu, mà ở cách kế hoạch được xây dựng và cập nhật.

Một số dấu hiệu cho thấy hệ thống bảo trì cần được rà soát gồm:

Trong các trường hợp này, việc tăng số lần bảo trì chưa chắc giải quyết được vấn đề. Cơ sở y tế cần xem lại toàn bộ quy trình, từ danh mục thiết bị, phân loại mức độ ưu tiên đến cách giao việc và lưu hồ sơ.

Phân biệt bảo trì phòng ngừa, sửa chữa và kiểm tra thiết bị

Một chương trình bảo trì thiết bị y tế thường không chỉ có một loại công việc. WHO mô tả chiến lược bảo trì bao gồm kiểm tra, bảo trì phòng ngừa và bảo trì sửa chữa. Kiểm tra hiệu năng giúp xác nhận thiết bị vận hành đúng; kiểm tra an toàn tập trung vào mức độ an toàn đối với người bệnh và người vận hành; trong khi bảo trì phòng ngừa hướng tới kéo dài thời gian sử dụng và giảm nguy cơ hư hỏng.

Các hoạt động này có thể liên quan với nhau nhưng không thể thay thế hoàn toàn cho nhau. Việc một thiết bị đã được bảo trì không đồng nghĩa rằng thiết bị đó đã hoàn thành kiểm định hoặc hiệu chuẩn khi các hoạt động này thuộc phạm vi phải thực hiện.

Cơ sở y tế cần xác định rõ từng loại công việc trong kế hoạch, tránh dùng chung một thuật ngữ “bảo dưỡng” cho tất cả hoạt động kỹ thuật.

Xây dựng kế hoạch bảo trì từ danh mục thiết bị thực tế

Một kế hoạch bảo trì không nên bắt đầu bằng việc mở lịch và chọn ngày. Điểm khởi đầu phải là danh mục thiết bị đang được quản lý tại cơ sở.

Bước 1: Chuẩn hóa danh mục thiết bị

Mỗi thiết bị cần có ít nhất các thông tin:

Nếu danh mục không chính xác, lịch bảo trì cũng khó phản ánh đúng nhu cầu. Một thiết bị đã điều chuyển nhưng vẫn được ghi ở vị trí cũ có thể bị bỏ sót, trong khi một thiết bị đã thanh lý vẫn tiếp tục xuất hiện trong danh sách công việc.

WHO cho rằng hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính phải bắt đầu từ danh mục thiết bị. Ngoài danh mục, dữ liệu thường được quản lý còn có lịch sử dịch vụ, quy trình bảo trì phòng ngừa, chỉ số hoạt động và thông tin chi phí.

Bước 2: Thu thập tài liệu kỹ thuật

Trước khi thiết lập nội dung và tần suất bảo trì, cần thu thập:

Tài liệu kỹ thuật nên được lưu theo mã thiết bị hoặc model để có thể truy xuất nhanh. Không nên phụ thuộc hoàn toàn vào tài liệu do một cá nhân giữ hoặc chỉ lưu tại máy tính của nhà cung cấp.

Nếu không có đầy đủ hướng dẫn, bệnh viện cần làm việc với nhà sản xuất, đơn vị nhập khẩu, nhà phân phối hoặc cơ sở bảo hành phù hợp để xác định phạm vi công việc. Không nên tự đặt một quy trình kỹ thuật chi tiết khi chưa có đủ thông tin và năng lực thực hiện.

Bước 3: Phân nhóm theo mức độ ưu tiên

Không phải thiết bị nào cũng cần được quản lý với cùng mức độ ưu tiên. Cơ sở có thể xây dựng hệ thống xếp hạng nội bộ dựa trên các yếu tố:

Ví dụ, thiết bị phục vụ hồi sức, phẫu thuật hoặc theo dõi liên tục thường cần được ưu tiên khác với thiết bị ít sử dụng và có nhiều phương án thay thế. Tuy nhiên, mức độ ưu tiên cụ thể phải được đánh giá theo vai trò thực tế của thiết bị tại từng cơ sở.

Bước 4: Xác định công việc cần thực hiện

Nội dung bảo trì có thể khác nhau đáng kể giữa các nhóm thiết bị.

Một kế hoạch có thể bao gồm:

Nội dung trên chỉ mang tính minh họa. Kỹ thuật viên cần thực hiện theo tài liệu của nhà sản xuất, quy trình được phê duyệt và phạm vi chuyên môn của đơn vị.

Không nên sao chép một checklist duy nhất cho mọi loại thiết bị. Bảo trì một máy theo dõi người bệnh khác với bảo trì máy xét nghiệm, thiết bị chẩn đoán hình ảnh hoặc hệ thống tiệt khuẩn.

Bước 5: Xác định người thực hiện

Tùy mức độ phức tạp, công việc có thể được thực hiện bởi:

Cơ sở cần ghi rõ công việc nào có thể thực hiện nội bộ và công việc nào phải chuyển cho đơn vị bên ngoài.

Các yếu tố cần đánh giá gồm:

Không nên để nhân sự chưa được đào tạo tự tháo lắp hoặc điều chỉnh các bộ phận có thể ảnh hưởng đến an toàn và chức năng thiết bị.

Bước 6: Lập lịch và dự toán nguồn lực

Kế hoạch bảo trì cần thể hiện:

Lịch bảo trì nên được phối hợp với khoa sử dụng để hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động chuyên môn. Với thiết bị có công suất sử dụng cao, bệnh viện có thể cần thực hiện ngoài giờ, bố trí thiết bị dự phòng hoặc chia công việc thành nhiều giai đoạn.

Tần suất bảo trì thiết bị y tế nên được xác định thế nào?

Không có một tần suất chung phù hợp cho mọi thiết bị. Việc bảo trì sáu tháng một lần hoặc một năm một lần có thể phù hợp với một số thiết bị nhưng không nên được áp dụng máy móc cho toàn bộ danh mục.

Tần suất cần được xác định từ nhiều nguồn thông tin.

Hướng dẫn của nhà sản xuất

Đây thường là căn cứ đầu tiên để xây dựng kế hoạch. Nhà sản xuất có thể đưa ra:

Nếu cơ sở thay đổi tần suất so với khuyến cáo, cần có quá trình đánh giá, phê duyệt và lưu căn cứ phù hợp.

Mức độ sử dụng thực tế

Hai thiết bị cùng model có thể cần kế hoạch khác nhau nếu một thiết bị hoạt động liên tục còn thiết bị kia chỉ dùng dự phòng.

Các chỉ số có thể được theo dõi gồm:

Với thiết bị có bộ đếm hoạt động, kế hoạch nên kết hợp cả mốc thời gian và mức độ sử dụng.

Lịch sử hư hỏng

Lịch sử sửa chữa cho biết thiết bị thường gặp vấn đề gì và sau bao lâu lỗi có xu hướng xuất hiện.

Cơ sở nên xem xét:

Nếu lỗi lặp lại trong thời gian ngắn, việc tiếp tục tăng tần suất bảo trì có thể không đủ. Bệnh viện cần đánh giá chất lượng sửa chữa, điều kiện sử dụng, năng lực người vận hành và khả năng cần thay thế thiết bị.

Điều kiện môi trường

Thiết bị hoạt động trong môi trường nóng, ẩm, nhiều bụi, thường xuyên di chuyển hoặc nguồn điện không ổn định có thể cần được kiểm tra thường xuyên hơn.

Các yếu tố cần chú ý:

Bảo trì thiết bị sẽ khó đạt hiệu quả nếu nguyên nhân gây lỗi nằm ở hạ tầng nhưng không được xử lý.

Mức độ quan trọng đối với hoạt động chuyên môn

Thiết bị không có phương án thay thế hoặc có vai trò trực tiếp trong quy trình cấp cứu có thể cần chế độ theo dõi chặt chẽ hơn.

Một ma trận nội bộ có thể được xây dựng như sau:

Ma trận này không thay thế yêu cầu của nhà sản xuất hoặc quy định pháp luật. Nó chỉ hỗ trợ bệnh viện phân bổ nhân sự và ngân sách.

Một kế hoạch bảo trì hằng năm nên được trình bày ra sao?

Thay vì chỉ tạo một danh sách ngày tháng, bệnh viện có thể xây dựng kế hoạch theo ba lớp.

Kế hoạch tổng thể theo năm

Kế hoạch tổng thể giúp ban quản lý nhìn thấy:

Kế hoạch chi tiết theo tháng

Kế hoạch tháng cần cụ thể hơn:

Lệnh công việc theo từng thiết bị

Mỗi lần thực hiện nên có phiếu hoặc lệnh công việc riêng. Tài liệu này giúp kỹ thuật viên biết phải làm gì và tạo căn cứ để cập nhật lịch sử thiết bị.

Lệnh công việc có thể gồm:

Hồ sơ bảo trì thiết bị y tế cần lưu những gì?

Hồ sơ bảo trì phải đủ để người kiểm tra có thể hiểu thiết bị đã được thực hiện công việc nào, vào thời điểm nào và kết quả ra sao.

Một bộ hồ sơ có thể bao gồm:

Không nên chỉ lưu báo giá hoặc hóa đơn của nhà cung cấp mà thiếu báo cáo kỹ thuật. Hóa đơn cho biết chi phí, nhưng không cho biết thiết bị đã được kiểm tra những gì.

Biên bản cũng không nên dùng các nội dung quá chung chung như:

Thay vào đó, cần mô tả rõ bộ phận đã kiểm tra, vấn đề phát hiện, công việc thực hiện và kết quả xác nhận.

Do yêu cầu về quản lý thiết bị y tế có thể được cập nhật, cơ sở cần đối chiếu quy định hiện hành tại thời điểm xây dựng quy trình. Tính đến tháng 8/2026, Cổng thông tin Chính phủ đang công bố Văn bản hợp nhất số 08/VBHN-BYT ngày 06/03/2026 về quản lý thiết bị y tế.

Theo dõi hiệu quả bảo trì bằng những chỉ số nào?

Hoàn thành đủ số phiếu chưa có nghĩa là chương trình bảo trì đang hoạt động hiệu quả. Cơ sở y tế cần theo dõi cả tiến độ và kết quả.

Một số chỉ số có thể tham khảo:

Không nên đặt cùng một ngưỡng cho mọi nhóm thiết bị. Chỉ số cần được phân tích theo mức độ quan trọng, tuổi thiết bị, tần suất sử dụng và điều kiện vận hành.

Khi nào nên sử dụng phần mềm quản lý bảo trì?

Bảng tính có thể phù hợp với cơ sở có số lượng thiết bị ít và quy trình đơn giản. Tuy nhiên, khi bệnh viện có nhiều khoa, nhiều địa điểm và nhiều loại hợp đồng dịch vụ, việc quản lý bằng các file riêng lẻ dễ dẫn đến:

Phần mềm quản lý bảo trì hoặc CMMS có thể hỗ trợ tập trung danh mục thiết bị, lịch sử dịch vụ, quy trình bảo trì phòng ngừa, chỉ số hoạt động và dữ liệu chi phí. Tuy nhiên, WHO cũng lưu ý nội dung hệ thống phải được điều chỉnh theo tình hình cụ thể của từng cơ sở.

Một giải pháp phù hợp nên có:

Phần mềm không thể thay thế quy trình kỹ thuật hoặc năng lực nhân sự. Nếu danh mục đầu vào thiếu chính xác và người dùng không cập nhật công việc, hệ thống vẫn cho ra dữ liệu không đáng tin cậy.

Những sai sót thường khiến kế hoạch bảo trì kém hiệu quả

Lập lịch theo thói quen thay vì theo thiết bị

Chọn một tần suất cố định cho toàn bộ thiết bị giúp lập kế hoạch nhanh nhưng không phản ánh đúng rủi ro và mức độ sử dụng.

Chỉ quan tâm đến thiết bị còn bảo hành

Khi hết bảo hành, thiết bị vẫn cần được đưa vào kế hoạch. Cơ sở phải xác định ai sẽ bảo trì, nguồn phụ tùng và ngân sách cần thiết.

Không phối hợp với khoa sử dụng

Nếu lịch được lập mà không trao đổi với khoa, công việc có thể liên tục bị hoãn do thiết bị đang phục vụ người bệnh.

Không chuẩn bị phụ tùng trước khi dừng máy

Thiết bị đã được tháo để bảo trì nhưng phải chờ phụ tùng có thể kéo dài thời gian ngừng hoạt động.

Không đánh giá lỗi lặp lại

Một lỗi xuất hiện nhiều lần có thể cho thấy vấn đề về phụ tùng, môi trường, thao tác, chất lượng sửa chữa hoặc tuổi thiết bị.

Không ghi nhận thời gian dừng thiết bị

Nếu chỉ theo dõi chi phí sửa chữa, bệnh viện có thể bỏ qua tác động của việc gián đoạn hoạt động chuyên môn.

Không kiểm tra sau bảo trì

Thiết bị cần được kiểm tra và xác nhận phù hợp trước khi bàn giao lại. Việc hoàn thành checklist không tự động đồng nghĩa thiết bị đã sẵn sàng sử dụng.

Câu hỏi thường gặp về bảo trì thiết bị y tế

Bảo trì thiết bị y tế bao lâu một lần?

Tần suất phụ thuộc vào hướng dẫn của nhà sản xuất, mức độ rủi ro, số giờ sử dụng, điều kiện môi trường, lịch sử hư hỏng và yêu cầu liên quan. Không nên áp dụng một lịch chung cho mọi thiết bị.

Có thể chỉ sửa chữa khi thiết bị hỏng không?

Cách này có thể phù hợp với một số thiết bị có mức độ ảnh hưởng thấp và dễ thay thế. Với thiết bị quan trọng, chỉ sửa khi hỏng có thể làm tăng nguy cơ gián đoạn hoạt động. Cơ sở cần đánh giá theo từng nhóm thiết bị.

Khoa sử dụng có thể tự bảo trì thiết bị không?

Khoa sử dụng có thể thực hiện những công việc kiểm tra, vệ sinh và chăm sóc được quy định trong hướng dẫn. Các thao tác kỹ thuật chuyên sâu cần do người có năng lực và phạm vi trách nhiệm phù hợp thực hiện.

Bảo trì và hiệu chuẩn có thể thực hiện cùng lúc không?

Có thể được bố trí trong cùng một đợt nếu đơn vị thực hiện có đủ năng lực và hai hoạt động đều được ghi nhận rõ. Tuy nhiên, biên bản bảo trì không nên được dùng thay cho kết quả hiệu chuẩn.

Thiết bị đang hoạt động bình thường có cần bảo trì không?

Có thể vẫn cần. Bảo trì phòng ngừa nhằm phát hiện và xử lý vấn đề trước khi thiết bị hư hỏng rõ ràng. Phạm vi và tần suất phải dựa trên hướng dẫn kỹ thuật và đánh giá của cơ sở.

Hồ sơ bảo trì nên được lưu trong bao lâu?

Thời gian lưu phụ thuộc loại hồ sơ, quy định áp dụng và quy trình của cơ sở. Về quản trị, lịch sử nên được duy trì trong suốt thời gian thiết bị được sử dụng để phục vụ truy xuất và đánh giá vòng đời.

Nội dung bài viết mang tính chất thông tin tham khảo. Cơ sở y tế cần đối chiếu quy định hiện hành, hướng dẫn của nhà sản xuất và ý kiến của đơn vị chuyên môn hoặc cơ quan có thẩm quyền khi xây dựng chương trình bảo trì.

Từ kế hoạch bảo trì đến giải pháp vận hành thiết bị tại PHARMEDI & HEALTHCARE VIETNAM 2026

Một chương trình bảo trì hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào việc thiết lập đúng lịch. Khả năng cung cấp phụ tùng, năng lực kỹ thuật của đơn vị dịch vụ, thời gian phản hồi khi xảy ra sự cố, công cụ theo dõi lịch sử thiết bị và mức độ hỗ trợ sau bảo hành đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian ngừng máy và khả năng sẵn sàng của thiết bị.

Vì vậy, khi đánh giá một thiết bị hoặc giải pháp mới, bệnh viện và cơ sở y tế cần nhìn xa hơn cấu hình và chi phí đầu tư ban đầu, đồng thời cân nhắc khả năng bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật trong suốt vòng đời sử dụng.

Tại PHARMEDI & HEALTHCARE VIETNAM 2026, hệ sinh thái trưng bày quy tụ nhiều nhóm giải pháp liên quan trực tiếp đến hoạt động vận hành bệnh viện như thiết bị và dụng cụ y tế, thiết bị chăm sóc sức khỏe thông minh, giải pháp CNTT ứng dụng trong y tế và các dịch vụ hỗ trợ ngành chăm sóc sức khỏe.

Đối với bộ phận vật tư – thiết bị y tế, kỹ thuật và quản lý bệnh viện, tham quan PHARMEDI VIETNAM 2026 cũng là dịp để trao đổi trực tiếp với nhà sản xuất, nhà phân phối và đơn vị cung cấp giải pháp về những yếu tố có ảnh hưởng đến kế hoạch bảo trì dài hạn, từ chu kỳ bảo dưỡng, khả năng cung ứng phụ tùng đến dịch vụ kỹ thuật và hỗ trợ sau bảo hành:

Việc trao đổi trực tiếp những nội dung này giúp cơ sở y tế đánh giá thiết bị không chỉ ở thời điểm mua sắm mà còn từ góc độ khả năng bảo trì, chi phí vận hành và mức độ hỗ trợ trong toàn bộ vòng đời. Qua đó, PHARMEDI VIETNAM 2026 mang đến thêm cơ hội để các đơn vị tham khảo giải pháp, so sánh phương án và chuẩn bị tốt hơn cho kế hoạch quản lý, bảo trì thiết bị trong dài hạn.

Thời gian: 22–24/09/2026
Địa điểm: Trung tâm Hội chợ và Triển lãm Sài Gòn (SECC), TP. Hồ Chí Minh

Đăng ký gian hàng: https://pharmed.vn/exhibitor/application-form

Đăng ký tham quan: https://ers-vn.informa-info.com/pha2026?cid=FB

Liên hệ

Đặt gian hàng: [email protected] (Thanh Thuý)
Hỗ trợ truyền thông: [email protected] (Anita Pham)
Hỗ trợ tham quan: [email protected] (Ciel Le)

Tin liên quan

• Một số dự án mời gọi thầu cung cấp vật tư, thiết bị y tế (cập nhật ngày 20,21/06 /2019)
• Nơi trình diễn của các sản phẩm công nghệ Triển lãm Y tế Quốc tế Việt Nam lần thứ 13 – Pharmed & Healthcare Vietnam
• B2B MATCHMAKING: KẾT NỐI VÀ TỐI ƯU GIÁ TRỊ MỖI CUỘC GẶP TẠI PHARMEDI VIETNAM 2026
• Kiểm định và hiệu chuẩn thiết bị y tế khác nhau như thế nào? Những điểm cơ sở y tế cần lưu ý
• Lưu ý khi xuất khẩu khẩu trang vào thị trường EU